Vous vous interrogez sur l’abandon des archives papier? Comment s’assurer alors d’utiliser un coffre-fort numérique en toute sécurité? Nous vous expliquons le fonctionnement d’un tel service, les sources réglementaires qui le régissent et les points auxquels vous devez être attentifs avant de souscrire un contrat.
Définir et comprendre le concept de coffre-fort numérique pour la gestion électronique de vos documents
Le temps où nous stockions tous nos documents, bulletins de paie, relevés de compte, dans des boîtes d’archives est révolu. Les sollicitations des banques, des entreprises vis-à-vis de leurs salariés, des assureurs, etc. se multiplient depuis quelques années afin de nous faire souscrire des services d’archivage dématérialisés.
De nombreuses entreprises offrent aujourd’hui ces prestations afin d’utiliser un coffre-fort numérique. Mais avant de s’engager pour une gestion de stockage électronique, le futur utilisateur se doit de comprendre la définition du coffre-fort numérique et les textes qui le régissent.
Utiliser un coffre-fort numérique : les sources légales qui régissent ce service électronique
Le législateur a clarifié la situation en 2016, afin de protéger le consommateur. La définition du service de coffre-fort numérique a été insérée à l’article L. 103 du Code des postes et des communications électroniques. Le but était de préciser la prestation fournie, la CNIL relevant à l’époque la profusion de solutions de gestion dématérialisées des documents, alors que toutes ne garantissaient pas le même niveau de confidentialité des données.
Les deux décrets suivants sont venus compléter le dispositif avec effet au 1er janvier 2019 :
- n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en oeuvre de ce service électronique sécurisé ;
- n° 2018-853 du 5 octobre 2018 concernant les conditions de récupération des documents et données stockées par un système de coffre-fort numérique.
Comprendre la différence entre coffre-fort numérique, gestion électronique de documents et système d’archivage électronique
La GED ou gestion électronique de documents, consiste à stocker numériquement des données, sans en garantir la conservation intègre et pérenne. La modification des informations stockée est possible et la création de plusieurs versions du document également.
Le SAE pour «système d’archivage électronique» est plus sophistiqué que la GED et répond à des contraintes légales. Il se rapproche du coffre-fort électronique et respecte les principes suivants :
- l’intégrité et l’authenticité des données non modifiables sont assurées ;
- la confidentialité des documents est garantie par une gestion des droits d’accès;
- Toute transaction dans l’espace sécurisé est tracée;
- La pérennité des informations est assurée par des procédures de copie et de sauvegarde;
- la récupération par l’utilisateur du contenu du stockage est possible.
Alors en quoi utiliser un coffre-fort numérique diffère-t-il d’un SAE? Il reprend toutes ses caractéristiques et en sus, il présente une sécurité renforcée des accès à l’espace numérique, car ils sont limités à l’utilisateur ou à des personnes dénommées. Ceci confère aux documents archivés la valeur probante. En revanche, le coffre-fort numérique ne permet pas une gestion courante des documents, d’où son couplage fréquent avec un système de GED.
Bénéficier des avantages d’un coffre-fort numérique pour l’archivage de vos documents
Utiliser un coffre-fort numérique vous assure tout d’abord la sécurisation et la confidentialité de vos documents importants. La force probante des données est un avantage indéniable. Les prestataires qui offrent ce service de coffre-fort électronique vous garantissent contre des accès malveillants. Ils cryptent les documents, contrôlent les opérations et les connexions.
Opter pour une dématérialisation sécurisée, c’est aussi s’assurer un accès illimité dans le temps, sans craindre pour l’intégrité des données, en cas de dégâts des eaux, d’incendie ou de vol. Le gain de temps et l’économie d’espace de stockage, pour le particulier comme pour le personnel d’une entreprise, représentent de belles sources de satisfaction. Plus de manipulations ou de classements inutiles, et à vous la recherche rapide d’un document en ligne, bulletin de salaire ou acte notarié, et fini les désagréments de l’archivage classique au sous-sol des entreprises.
Suivre nos conseils avant d’utiliser un coffre-fort numérique pour la conservation de vos documents
Avant d’utiliser un coffre-fort numérique, voici quelques conseils à suivre avant de vous engager auprès d’une entreprise qui propose cette prestation numérique de conservation de vos données sensibles.
Préférez les solutions certifiées ou disposant d’un label, l’autorité nationale des systèmes d’information (ANSSI) ayant établi un cahier des charges en ce sens, après avis de la CNIL et approbation du ministère chargé du numérique.
Assurez-vous avant de signer le contrat pour utiliser un coffre-fort numérique, qu’il comporte les clauses garantissant l’accès exclusif aux données archivées, le respect des mesures de sécurité, de confidentialité et de traçabilité des documents. Vérifiez aussi où sont situés les serveurs de cette entreprise et comment fonctionne la récupération des données numériques.
Tout comme de nombreux organismes publics ou privés, beaucoup d’entreprises proposent à leurs salariés d’utiliser un coffre-fort numérique. Vous connaissez maintenant les caractéristiques et la réglementation des différentes solutions d’archivage en ligne.
Vous pourrez ainsi comparer les offres et vérifier les clauses du contrat avant de vous engager pour ce type de prestation de stockage en ligne.
